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Fühlst du dich oft von unerledigten Aufgaben überwältigt oder improvisierst deinen Arbeitstag eher spontan? Du bist nicht allein – viele Menschen kämpfen damit, den Alltag zu organisieren, ohne sich dabei zu verlieren.
Doch keine Sorge: Mit der ALPEN-Methode bekommst du ein bewährtes System an die Hand, das sowohl einfach als auch effektiv ist.
In diesem Blogbeitrag erfährst du, warum Planung so wichtig ist, welche psychologischen Effekte wie der Zeigarnik-Effekt eine Rolle spielen und wie du mit fünf klaren Schritten deine Aufgaben besser strukturierst. Egal, ob du Azubi, Berufseinsteiger:in oder einfach nur jemand bist, der den Überblick behalten möchte, diese Methode bringt dich auf Erfolgskurs!
Warum ist Planung so wichtig?
Hast du schon einmal bemerkt, wie stressig unerledigte Aufgaben sein können? Das liegt am sogenannten Zeigarnik-Effekt, benannt nach einer russischen Wissenschaftlerin. Sie entdeckte, dass unerledigte Aufgaben mentale Energie blockieren und uns daran hindern, uns vollständig auf andere Tätigkeiten zu konzentrieren.
Ein Beispiel: Du arbeitest gerade an einer Präsentation, als dich jemand an eine noch unbeantwortete E-Mail erinnert. Sofort beginnt dein Kopf, diese Aufgabe im Hintergrund weiter zu verarbeiten, was deine Konzentration stört und deine Produktivität mindert.
Genau hier setzt die ALPEN-Methode an, um dir mit Struktur und Planung zu helfen.
Die ALPEN-Methode: Struktur in fünf Schritten
Die ALPEN-Methode wurde von Prof. Dr. Lothar Seiwert entwickelt, einem Experten für Zeit- und Selbstmanagement. Sie hilft dir, deinen Tag realistisch zu planen und Stress zu reduzieren. Hier die fünf Schritte im Überblick:
Aufgaben notieren: Alle Aufgaben – beruflich und privat – aufschreiben.
Länge schätzen: Den Zeitbedarf jeder Aufgabe realistisch einschätzen.
Pufferzeiten einplanen: Maximal 60 % der Arbeitszeit verplanen und 40 % für Unvorhergesehenes reservieren.
Entscheidungen treffen: Aufgaben priorisieren, z. B. mit der Eisenhower-Matrix.
Nachkontrolle durchführen: Am Tagesende reflektieren, was gut lief und was verbessert werden kann.
Schritt 1: Alle Aufgaben notieren
Der erste Schritt ist simpel, aber entscheidend: Schreibe wirklich alle Aufgaben auf, die dir im Kopf herumschwirren. Dazu gehören auch private To-dos wie Einkäufe oder Telefonate.
Nutze dafür eine App oder klassisch Stift und Zettel. Wichtig ist, nichts im Kopf zu behalten – so beugst du dem Zeigarnik-Effekt vor und entlastest dein Gehirn.
Schritt 2: Den Zeitbedarf realistisch schätzen
Viele unterschätzen den Aufwand für Aufgaben. Nutze Erfahrungswerte oder frage Kolleg:innen, wie viel Zeit du einplanen solltest. Große Aufgaben kannst du in kleinere Schritte zerlegen, um sie besser kalkulieren zu können. Plane lieber etwas mehr Zeit ein, um Stress zu vermeiden.
Schritt 3: Pufferzeiten einplanen
Lothar Seiwert empfiehlt, nur 60 % deiner Arbeitszeit fix zu verplanen. Die restlichen 40 % teilst du auf in Überziehungspuffer (20 %) und Zeit für Unvorhergesehenes (20 %). So bleibst du flexibel und kannst spontan auf neue Aufgaben reagieren.
Schritt 4: Aufgaben priorisieren
Hier kommt die Eisenhower-Matrix ins Spiel: Teile deine Aufgaben nach wichtig/unwichtig und dringend/nicht dringend ein.
Konzentriere dich vor allem auf Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind, da sie langfristig am meisten zu deinem Erfolg beitragen. Dringende, aber unwichtige Aufgaben kannst du delegieren, während unwichtige und nicht dringende Aufgaben aufgeschoben oder ignoriert werden können.
In meinem kostenlosen PDF „5 Sofort-Tipps, um Stress zu reduzieren und produktiver zu arbeiten“ gehe ich näher auf die Eisenhower-Matrix und weitere Tipps ein. Sie wird auch ausgiebig im Klassiker „Die 7 Wege zur Effektivität“ von Stephen Covey beschrieben (Buch bei Amazon ansehen*).
Schritt 5: Nachkontrolle durchführen
Zum Tagesabschluss oder am nächsten Morgen solltest du reflektieren: Was lief gut? Wo kannst du dich verbessern? Diese regelmäßige Nachkontrolle hilft dir, deine Planung kontinuierlich zu optimieren und langfristig effizienter zu werden.
Ein Praxisbeispiel für die ALPEN-Methode
Stell dir eine Fachkraft vor, die mehrere Projekte gleichzeitig betreut, viele Meetings hat und ein kleines Team führt. Ohne Struktur würde sie sich schnell überfordert fühlen. Mit der ALPEN-Methode jedoch nimmt sie sich jeden Morgen 30 Minuten Zeit, um:
alle Aufgaben zu notieren,
den Zeitbedarf realistisch zu schätzen,
nur 60 % der Zeit zu verplanen,
mit der Eisenhower-Matrix zu priorisieren und
am Abend eine Nachkontrolle durchzuführen.
Das Ergebnis? Weniger Stress, mehr Überblick und ein kontrolliertes Gefühl im Arbeitsalltag.
Fazit: So hilft dir die ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode ist ein einfaches, aber wirkungsvolles Tool, um deinen Alltag zu strukturieren und Stress zu reduzieren. Indem du deine Aufgaben klar planst, Pufferzeiten einbaust und regelmäßig reflektierst, steigerst du nicht nur deine Produktivität, sondern auch dein Wohlbefinden.
Wie setzt du deine Aufgaben aktuell um? Probiere die ALPEN-Methode aus und teile deine Erfahrungen!
(* Link mit Provision)
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Gude, ich bin Markus,
in meinem Blog erwarten dich die Themen mentale Gesundheit im Arbeitsleben, Stressmanagement, Training und Coaching.
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