Meine besten Tools für mehr Produktivität – GTD in der Praxis (analog & digital)

Was ist “Getting Things Done”?

Das Selbstmanagementsystem von David Allen, bekannt aus seinem gleichnamigen Buch, hat ein klares Ziel: den Kopf entlasten, Klarheit schaffen und bessere Entscheidungen treffen. Das System basiert auf fünf Schritten:

• Sammeln,
• Verarbeiten,
• Organisieren,
• Durchsehen und
• Erledigen.

Zu diesen Schritten gehören verschiedene Ablagen wie die Inbox, eine Liste für nächste Schritte, eine “Warten auf”-Liste, eine Projektliste, Referenzmaterialien, ein Kalender sowie ein regelmäßiges Überprüfen.

In diesem Blogbeitrag erfährst du, wie du diese Schritte sowohl analog als auch digital umsetzen kannst – und welche Apps dir dabei helfen können.

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Schritt 1: Sammeln – Alles aus dem Kopf heraus

Die Grundlage des Systems ist die sogenannte Inbox, auch Sammelkorb genannt. Hier landen alle Informationen, Ideen oder Aufgaben, die dir im Alltag begegnen. Das Ziel? Den Kopf freibekommen und nichts Wichtiges vergessen.

Analog: Nutze ein Notizbuch, eine Tagesplaner-Spalte oder Post-its. Alternativ kannst du Karteikarten verwenden oder Hängeregistermappen, wie sie David Allen empfiehlt. Wichtig ist, so wenige Sammelbehälter wie möglich zu nutzen.

Digital: Apps wie Todoist, Microsoft To Do oder Google Tasks eignen sich hervorragend. Ich persönlich nutze Todoist, da es sich zwischen verschiedenen Geräten synchronisiert. Du kannst Aufgaben eintragen, diktieren oder dir sogar selbst E-Mails schicken, die automatisch als Aufgaben gespeichert werden. Das Beste: alles kostenlos und leicht einzurichten!

Schritt 2: Nächste Schritte – Deine To-Do-Liste

Hier entsteht deine eigentliche To-Do-Liste, die nur konkrete Aktionen enthält. Infos oder Notizen, die nicht handlungsrelevant sind, gehören nicht hierhin.

Analog: Ein Bullet Journal, ein Tagesplaner oder ein Whiteboard eignen sich wunderbar. Du kannst auch Vorlagen nutzen, die du dir aus dem Internet herunterlädst.

Digital: Auch hier sind Todoist, Microsoft To Do und Google Tasks gute Optionen. Mit Todoist kannst du beispielsweise Fristen, Prioritäten, Projekte und Kontexte hinzufügen, um deine Liste zu organisieren. Ein großer Vorteil: Die Synchronisation zwischen Geräten.

Schritt 3: Warten auf – Den Überblick behalten

Die “Warten auf”-Liste hilft dir, Aufgaben und Informationen im Blick zu behalten, die von anderen Personen abhängen. Zum Beispiel, wenn du auf eine Antwort wartest oder etwas verliehen hast.

Analog: Notiere diese Aufgaben auf der letzten Seite deines Notizbuchs oder nutze eine eigene Liste.

Digital: OneNote oder Todoist sind ideal, um solche Aufgaben zu verwalten. Mit Todoist kannst du beispielsweise Erinnerungen einrichten, um nach einer bestimmten Zeit nachzufragen.

Schritt 4: Projektliste – Mehrschrittige Aufgaben

Die Projektliste enthält alle laufenden Projekte, die aus mehreren Schritten bestehen. Hier geht es nur um die Übersicht; konkrete Schritte werden auf der “Nächste Schritte”-Liste geführt.

Analog: Eine einfache Liste im Notizbuch oder ein großer Wandplan reichen oft aus.

Digital: Tools wie OneNote oder einfache Ordnerstrukturen auf deinem Computer genügen. Für komplexere Projekte mit Teams kannst du auch Tools wie Trello oder Asana in Betracht ziehen.

Schritt 5: Referenzmaterialien – Dein Wissensspeicher

Referenzmaterialien umfassen alles, was du später noch einmal nachschlagen möchtest, wie Buchzusammenfassungen, Rezeptideen oder wichtige Dokumente.

Analog: Aktenordner, Notizbücher oder Karteikarten sind klassische Möglichkeiten.

Digital: OneNote ist eine großartige Wahl, um Informationen zu strukturieren und jederzeit abrufbar zu machen. Ich nutze zusätzlich Miro für Mindmaps, um Wissen visuell darzustellen.

Schritt 6: Eines Tages- oder Vielleicht-Liste

Auf dieser Liste landen Ideen für die Zukunft, wie Hobbys, Reiseziele oder Weiterbildungen.

Analog: Eine einfache Seite in deinem Notizbuch oder eine Pinnwand genügt.

Digital: OneNote oder Todoist sind wieder einmal praktische Optionen, um solche Ideen zu sammeln und zu organisieren.

Schritt 7: Kalender – Termine und feste Deadlines

Im Kalender stehen alle Termine und Aufgaben mit einem festen Datum. Damit hast du immer den Überblick über deine zeitgebundenen Verpflichtungen.

Analog: Ein Wochenplaner oder ein Wandkalender sind hier die klassischen Lösungen.

Digital: Outlook oder Google Kalender bieten sich an. Mit Tools wie Microsoft To Do kannst du deine Aufgaben direkt mit deinem Kalender synchronisieren.

Schritt 8: Review – Der wöchentliche Rückblick

Einmal pro Woche solltest du alle deine Listen und Systeme durchsehen, um sie zu aktualisieren und zu organisieren. Dies ist der Schlüssel, um langfristig produktiv zu bleiben.

Analog: Plane einen festen Termin, z. B. am Freitag oder Sonntag, um deine Systeme zu überprüfen.

Digital: Erinnerungen in Todoist oder ein fester Kalendereintrag helfen dir, den Rückblick nicht zu vergessen.

Fazit: Finde dein perfektes System

Das Wichtigste bei “Getting Things Done” ist, ein System aufzubauen, das zu dir passt und das du dauerhaft anwenden kannst. Ob analog oder digital, entscheidend ist, dass du dich darauf verlassen kannst. Wähle einfache, anfängerfreundliche Tools wie Todoist, Outlook oder OneNote und probiere sie aus. Fang klein an, um nicht überfordert zu werden, und passe das System nach und nach an deine Bedürfnisse an.

Hast du Lust bekommen, dein eigenes System umzusetzen? Dann starte heute noch und finde heraus, welche Methode am besten zu dir passt.

Welche Tools nutzt du für dein Selbstmanagement? Lass es mich wissen und schreib mir einen Kommentar. Ich bin gespannt auf deine Erfahrungen! Und denk dran, den Podcast in deiner Lieblingsapp zu abonnieren, um keine Folge mehr zu verpassen.

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